تقوم مديرية الشؤون الادارية والقانونية بمعالجة كافة الشؤون المتعلقة بالعاملين (تعيين، ترفيع … الخ )، ومتابعة إجراءات التأهيل والتدريب لرفع الكفاءة، وتحسين أداء العمل والعاملين، واعداد الدراسات القانونية ومشاريع القوانين، ودراسة الدعاوى وإعداد الدفوع اللازمة بشأنها، وإقامة الدعاوى وإعداد كافة وثائقها، والإشراف على كافة المراسلات العائدة الى الوزارة "بريد صادر وبريد وارد" وتقوم بتنفيذ مهامها من خلال الدوائر التالية:

أولاً : الدائرة الإدارية:
وتقوم بمتابعة تطبيق الأحكام الواردة في القانون والنظام الداخلي للوزارة وإعداد الصكوك المتعلقة بكافة أوضاع العاملين واقتراح ما يلزم بشأن تأمينهم وتأهيلهم.
كما تقوم بمعالجة كافة المواضيع التي ترد إليها من الجهات التابعة للوزارة والمتعلقة بشؤون العاملين لديهم، وتتألف من الشعب التالية:

1ـ شعبة شؤون العاملين في المديريات المركزية: ومهمتها:

1. تنفيذ ومتابعة تطبيق الأحكام الواردة في القانون والنظام الداخلي للوزارة، واقتراح التعديلات اللازمة على هذا النظام في ضوء التطبيق العملي، وتوصيف الوظائف وشروط اسنادها أصالة أو وكالة بالتنسيق مع مديريات الإدارة المركزية المعنية، ومتابعتها، واقتراح أسس اختيار العاملين التي تعتمد على الكفـاءة والخبرة والمؤهل العلمي، ومعرفة اللغة الأجنبية، والعمل على الحاسب، وكذلك المعيار الأخلاقي ( النـزاهة، الاستقامة).
2. دراسة المقترحات المقدمة من مديريات الإدارة المركزية حول تثبيت العاملين المتمرنين في الإدارة المركزية وفق القانون وإعداد التقرير اللازم عن كل منهم متضمناً الاقتراح بالتثبيت أو عدمه وفق أحكام القانون ومتابعة وقوعاتهم الوظيفية ومعالجة كل ما يتعلق بهم وفق أحكام القوانين النافذة من ( ترفيع، نقل، ندب، اعارة، عمل اضافي، اجازات، مكافآت، انهاء خدمة، تأهيل وتدريب… الخ ).
3. متابعة كل ما يتعلق بتأشير الصكوك المتعلقة بشؤون العاملين من قبل الجهاز المركزي للرقابة المالية، واشتراك العاملين في الوزارة بالتأمينات الاجتماعية وفتح بطاقات ذاتية لهم في السجل العام للعاملين في الدولة وتصديق هذه البطاقات.
4. تنظيم عقود مع الخبراء الاختصاصيين والمهنيين في الادارة المركزية وفق أحكام المادة 149 من القانون.
5. إعداد مشروعات التعديلات اللازمة على الملاك، وإعداد الأضابير والبطاقات الذاتية، وحفظ وتنفيذ مضمون الصكوك المتعلقة بالعاملين، وتوثيقها الكترونياً وإعداد الاحصاءات الدورية المطلوبة بالنسبة للعاملين بالتعاون مع مديرية التخطيط والتعاون الدولي، ومديرية الشؤون المالية.
6. إعداد مشاريع الإعلان عن مسابقات تأمين الكوادر، واتخاذ الترتيبات اللازمة لإجرائها، والاختبارات المطلوبة لها حسب الحال؛ لرفد الادارة المركزية بالكوادر المؤهلة، وتعيينها وإتمام اجراءاتها وفق النصوص الناظمة لها في القانون.
7. مراقبة دوام العاملين من حيث الإجازات الساعية، واحتسابها وفق للقوانين والأنظمة النافذة، وحالات الانقطاع عن العمل، والتأخير، والمغادرة بدون اذن … الخ واتخاذ الإجراءات القانونية بشأنها.
8. إعداد قاعدة بيانات حاسوبية للعاملين وفق فئاتهم، ومؤهلاتهم، وخبراتهم ومواقعهم ... الخ.
9. القيام بكافة الأعمال الأخرى التي تكلف بها ضمن مهامها وفق القوانين والأنظمة النافذة.

2 ـ شعبة شؤون العاملين في مديريات النقل: ومهمتها:

1. الشؤون الإدارية والذاتية للعاملين في مديريات النقل.
2. دراسة المقترحات والطلبات المقدمة من مديريات النقل حول تعيين العاملين الدائمين والمؤقتين (تعيين، تثبيت، إنهاء خدمات) وكل ما يتعلق بشؤونهم الذاتية.
3. مسك سجل الملاك العددي لمديريات النقل، وحفظ مضمون صكوك التعيين وادخال المعلومات الخاصة بالعاملين ووقوعاتهم على الحاسوب.
4. المشاركة أو القيام باقتراح تعديل وتطوير الأنظمة المتعلقة بشؤون العاملين بهدف رفع مستوى الاداء.
5. الاشراف ميدانياً على مديريات النقل للتأكد من تقيدها بالأنظمة النافذة لديها من الناحية الإدارية.
6. القيام بكافة الأعمال الأخرى التي تكلف بها ضمن مهامها وفق القوانين والانظمة النافذة.

3ـ شعبة شؤون العاملين في مكاتب تنظيم نقل البضائع: ومهمتها:

1. معالجة الشؤون الإدارية والذاتية للعاملين في مكاتب تنظيم نقل البضائع في المحافظات، وتنفيذ، ومتابعة الأحكام الواردة في نظام الاستخدام، والنظام الداخلي لهذه المكاتب.
2. دراسة المقترحات والطلبات المقدمة من المكاتب حول تعيين العاملين دائمين ومؤقتين وكل ما يتعلق بشؤونهم الذاتية.
3. مسك سجل الملاك العددي لمكاتب تنظيم نقل البضائع وحفظ مضمون صكوك التعيين وإدخال المعلومات الخاصة بالعاملين ووقوعاتهم على الحاسوب.
4. وضع أسس لاختيار العاملين تعتمد فيها (الكفاءة، الخبرة، المؤهل العلمي، العمل على الحاسوب، معرفة اللغة الاجنبية)، والمعيار الأخلاقي (النزاهة، الاستقامة).
5. المشاركة أو القيام باقتراح تعديل وتطوير الأنظمة المتعلقة بشؤون العاملين في مكاتب نقل البضائع بهدف رفع مستوى الأداء.
6. الاشراف ميدانياً على مكاتب تنظيم نقل البضائع للتأكد من تقيدها بالأنظمة النافذة لديها من الناحية الإدارية.
7. القيام بكافة الأعمال الأخرى التي تكلف بها ضمن مهامها وفق القوانين والانظمة النافذة.

ثانياً :الدائرة القانونية:
وتقوم بإعداد وتدقيق مشروعات القوانين، والمراسيم، وكافة الصكوك، ودراسة الموضوعات المطلوب إحالتها إلى القضاء، والمعاملات المتعلقة بوجود اختلافات في وجهات النظر القانونية، ودراسة الموضوعات التي تنشأ عن تنفيذ العقود التي تجريها الوزارة وإعداد المراسلات اللازمة بشأنها، وإعداد المطالعات بشأن الدعاوى المطلوب إقامتها وإعداد الدفوع اللازمة للدعاوى المقامة من الوزارة، والرد على الدعاوى المقامة على الوزارة والجهات التابعة والمرتبطة بها ومتابعتها. كما تقوم بمعالجة كافة المواضيع القانونية التي ترد من الجهات التابعة للوزارة. وتتألف من الشعب التالية:

1ـ شعبة الدراسات القانونية: ومهمتها:

1. إعداد وتدقيق مشروعات القوانين، والمراسيم، والقرارات، والأوامر الإدارية، والتعليمات التنظيمية المتعلقة بأعمال الوزارة ومتابعة استصدارها.
2. دراسة المعاملات المتعلقة بوجود اختلافات في وجهات النظر القانونية بين الوزارة والجهات الاخرى والتي تحال إلى الدائرة لدراستها وإبداء الرأي والمقترح بشأنها.
3. دراسة المسائل التي تنشأ عن تنفيذ العقود التي تجريها الوزارة، وإعداد المعالجات والمراسلات اللازمة بشأنها بما يحفظ حقوق الوزارة على ضوء القوانين والأنظمة النافذة.

 
2ـ شعبة القضايا: وتقوم بالمهام التالية:

1. متابعة الدعاوى أمام المراجع القضائية في الدولة عن طريق إدارة قضايا الدولة أو عن طريق محاميين.
2. بيان الرأي القانوني في الدعاوى المقامة من الوزارة وعليها، مرفقة بالمستندات والوثائق المؤيدة لوجهة نظره، ومتابعة هذه الدعاوى في مختلف درجات التقاضي.
3. إعداد الكتب إلى مجلس الدولة والجهات المختصة الأخرى لإبداء الرأي في المواضيع المطروحة عليها، ومتابعتها، وتعميم الآراء، والفتاوى القانونية الصادرة بشأنها.
4. اقتراح التعاقد مع محامين مختصين لمتابعة القضايا المرفوعة من قبل الوزارة أو عليها.

ثالثا: دائرة الجودة:
 تشكل سياسة الجودة عنصر من عناصر السياسة العامة للوزارة وهي تهدف إلى تحقيق ما يلي

1. تحديد الأهداف والمتطلبات الخاصة بالجودة.
2. إعداد خطط الجودة، ووضع الترتيبات اللازمة لتحسين الجودة.
3. توفير الثقة بخدمات الوزارة من خلال وضع برامج وخطط ومبادئ لضمان الجودة لتطال أنشطة الوزارة كافة وفي جميع المستويات.
4. إعداد الدراسات والتقارير التي تهدف إلى تحديث وتبسيط إجراءات وأنظمة العمل المختلفة في الوزارة.
5. ضبط وثائق نظام الجودة.
6. مراقبة تنفيذ مجمل الأنشطة والحد من أسباب الأداء غير المقبول في جميع مراحل العمل للوصول إلى الفاعلية الاقتصادية المرجوة.
7. إصدار التقارير التي تشير إلى حالات عدم المطابقة للمواصفات وفق نظام الجودة المعمول به ومتابعة إدخال الأعمال التصحيحية.
8. إعداد برامج التدقيق الداخلي، ومراجعة اللوائح التفقدية، والتأكد من تغطية البرامج لجميع إجراءات العمل القياسية في الوزارة، وتنظيم أولوية التدقيق حسب أهمية العمليات المدقق عليها، وتنفيذ عملية التدقيق الداخلي لجميع فعاليات الوزارة.
9. العمل على تطبيق أساليب ضبط موثقة على الأنشطة المنفذة في جميع المراحل لمنع حدوث العيوب في أداء الخدمات التي تقدمها الوزارة.
10. تطبيق منهجية المتابعة والتقييم لقياس الإنجاز المتحقق من الأهداف وخطط العمل الموضوعة لجميع الجهات العاملة في الوزارة.
11. مراجعة إجراءات العمل القياسية، والنماذج، والوثائق قبل إصدارها أو تعديلها، ومتابعة مراجعتها بشكل سنوي لضمان صلاحيتها، واقتراح التعديلات اللازمة لضمان تكامل إجراءات العمل القياسية، والتأكد من عملية تخلص الجهات المعنية من النماذج القديمة عند تسليم المعدلة منها.
12. الإشراف على أعمال التدقيق الداخلي لنظام الجودة، والتحضير لاجتماعات مراجعة الإدارة.
13. توزيع جدول أعمال الاجتماعات الإدارية في الوزارة على الأشخاص المعنيين، والتأكد من توثيق ما تم في الاجتماعات والتوصيات الناتجة عنها ومتابعة تنفيذ هذه التوصيات، والتأكد من إعداد تقرير يلخص ما تم تنفيذه من الأعمال التي تم الاتفاق عليها وتلك التي لم تنفذ وعرضه في الاجتماع التالي.
14. تحسين أداء الخدمات من خلال ضبط أفضل لجميع الأنشطة والأعمال أو من خلال تنفيذها بطرق جديدة تساهم في تحقيق جودة الخدمة النهائية.
15. العمل على ضمان مشاركة جميع العاملين في الوزارة في إطار متكامل لتحقيق النجاح على المدى الطويل بما يحقق رضى المتعاملين معها ويعود بالفائدة على الوزارة والعاملين والمجتمع.
16. مراجعة سياسة الجودة بشكل دوري لضمان استمرار ملاءمتها وتوافقها مع متطلبات العمل.
17. العمل على اقتراح طرق لتقييم كفاءة الإجراءات المتبعة في عمليات تدقيق الجودة.

رابعاً- دائرة التأمين الصحي:
وتتولى القيام بالأعمال التالية:

1. الإشراف على أعمال الرعاية الصحية للعاملين ( طبابة، مستوصف، صيدلية.. الخ).
2. الاهتمام بإسعاف المصابين أثناء العمل، ونقلهم إلى المستشفيات العامة أو الخاصة لمعالجتهم، والإشراف على أعمال الرعاية الصحية للعاملين ( طبابة، مستوصف، أدوية) وكل ما تستوجبه من الرعاية الصحية وفق الأصول والأنظمة والتعليمات النافذة.
3. تهيئة المكان الخاص بالإسعافات الطبية الأولية، وتزويده بالمواد الطبية والاسعافية، والأدوات، والأجهزة، والعناصر البشرية اللازمة.
4. الإشراف على أعمال دار الحضانة.
5. اتخاذ الاحتياطات اللازمة لحماية العاملين من أخطار العمل، والأضرار الصحية الناجمة عن بعض الممارسات في العمل، وأخطار المواد، والغازات، والإشعاعات، وتلوث البيئة.
6. إجراء الكشف الدوري والدائم للتجهيزات، والآلات، والأدوات، والمواد، والأبنية للتأكد من سلامتها، ومن أنها تؤدي عملها بطريقة أمينة، ومطابقة لشروط الوقاية والأمن الصناعي، وسلامة العامل والبيئة.
7. تدريب العاملين على منهجيات العمل وإحاطتهم علماً بمخاطر المهنة أو مكان العمل، وتعريفهم بوسائل الوقاية الواجب اتخاذها.
8. متابعة عقود التامين المبرمة مع المؤسسة العامة السورية للتأمين.
9. جميع ما تكلف به من اعمال اخرى وفق القوانين والأنظمة النافذة.

وتقوم هذه الدائرة بمهامها من خلال الشعب التالية:

1 ـ شعبة متابعة شؤون التأمين الصحي: ومهمتها:

1. متابعة عقود التامين المبرمة مع المؤسسة العامة السورية للتأمين.
2. متابعة شؤون التأمين للعاملين في الوزارة وفي مديريات النقل في المحافظات.
3. الإشراف على أعمال الرعاية الصحية للعاملين ( طبابة، مستوصف، صيدلية.. الخ).
4. الاهتمام بإسعاف المصابين أثناء العمل ونقلهم إلى المستشفيات العامة أو الخاصة لمعالجتهم، والاشراف على أعمال الرعاية الصحية للعاملين ( طبابة، مستوصف، أدوية) وكل ما تستوجبه من الرعاية الصحية وفق الأصول والأنظمة والتعليمات النافذة.
5. تهيئة المكان الخاص بالإسعافات الطبية الأولية، وتزويده بالمواد الطبية والأدوات، والأجهزة، والعناصر البشرية اللازمة.
6. جميع ما تُكلف به من أعمال أخرى وفق القوانين والانظمة النافذة.

2 ـ شعبة شؤون الخدمات الاجتماعية: ومهمتها:

1. مسك سجلات خاصة بالعاملين المشتركين بالصندوق التعاوني بالوزارة.
2. متابعة شؤون العاملين في الوزارة بكل ما يتعلق بعمل الصندوق التعاوني.
3. الإشراف على أعمال دار الحضانة.
4. جميع ما تكلف به من أعمال أخرى وفق القوانين والأنظمة النافذة.

خامساً - دائرة تنمية الموارد البشرية:
وتعمل على تكوين أطر كوادر بشرية جيدة وكفوءة تساعد على اكتساب المعارف والمهارات الجديدة والتي تتلاءم مع المهام والأعباء الجديدة في الوزارة والجهات التابعة لها. وتقوم بالأعمال التالية:

1. اقتراح إجراءات إعداد العاملين فنياً وعلمياً وتخصصياً وبما يحقق مهارات مناسبة تساعدهم على ممارسة أعمالهم، ووظائفهم، والارتقاء بمستوى الأداء لديهم بما يتلاءم وتحقيق مهام وأهداف الوزارة، واقتراح طرق وأساليب تنفيذ تلك الاجراءات.
2. اقتراح احتياجات الوزارة للتدريب.
3. اقتراح إجراءات تطوير المهارات الفردية والجماعية واستكمالها بالاستفادة من التقنيات الحديثة.
4. إعداد الدورات التدريبية والتأهيلية للعاملين لاكتساب المعرفة والخبرة وفق مؤهلاتهم واختصاصاتهم وعلى كافة المستويات.
5. أعداد خطة سنوية للتأهيل والتدريب.
6. اقتراح المشاركة في الندوات العلمية، والمؤتمرات الدولية والمحلية بما يخدم احتياجات الوزارة، والتطور التقني، والإداري، والاجتماعي، والاقتصادي .
7. وضع وتطبيق سياسات توظيف تساهم في توفير الكفاءات المطلوبة في الوقت والمكان المناسبين، وبأقل كلفة.
8. متابعة تنفيذ الملاك العددي للوظائف طبقاً للعدد المقرر لكل منها وإملاء الشواغر فيها.
9. القيام بأعمال إعادة فرز الخريجين المفرزين – اللذين تلتزم الدولة بتعيينهم – إلى الإدارة المركزية والجهات التابعة والمرتبطة بها في المحافظات، والقيام باستكمال اجراءات تعيينهم بصكوك تصدر اصولاً.
10. استكمال إجراءات تأمين الأطر البشرية بناء على خطة القوى العاملة المعتمدة.
11. تِشكيل لجان الانتقاء والاختبار والمسابقات.
12. استكمال إجراءات تعيين الأطر البشرية، ومتابعة تأشيرها من الجهاز المركزي للرقابة المالية.
13. إعداد برنامج استقبال العاملين الجدد وتأهيلهم وتعريفهم بالمؤسسة واندماجهم بها.
14. مسك سجلات خاصة بالموفدين لصالح الوزارة.
15. متابعة شؤون الموفدين لاسيما بعد عودتهم من الإيفاد ومتابعة إجراءات فرزهم.
16. القيام بكل ما يوكل إليها من مهام ضمن اختصاصها وفق القوانين والأنظمة النافذة.

سادساً - دائرة الديوان العام:
وتقوم بتسجيل البريد الصادر والوارد، ومسك سجل القرارات، والأوامر الادارية، والتعليمات، والتعاميم، وطباعة الكتب، وسحبها، وادخالها على الحاسوب، وأرشفتها. وتتألف من ثلاث شعب هي:

1ـ شعبة الطباعة والنسخ: ومهمتها:

1.  القيام بأعمال النسخ، والطباعة، والسحب، والتصوير اللازمة للإدارة المركزية، وحفظ القوانين، والمراسيم، والقرارات، والبلاغات، والتعليمات، والأوامر الادارية على ديسكات للرجوع اليها عند الحاجة.
2. متابعة شؤون أعمال صيانة آلات الطباعة، والنسخ، والسحب، والتصوير وإعلام من يلزم بهذا الشأن.

2ـ شعبة المراسلات: ومهمتها:

1. استلام البريد الوارد الى الوزارة وتسجيله في السجلات المخصصة لذلك، وتوزيعه على المديريات المختصة، واستلام البريد الصادر عن الوزارة، وتسجيله وتوزيعه، والمحافظة على سرية المعاملات.
2. استعمال الأختام الرسمية اللازمة والمحافظة عليها وفق الأنظمة والتعليمات.
3. تلقي وارسال الهواتف المسجلة والبرقيات والفاكسات والبريد الالكتروني العام.

3ـ شعبة الارشفة والتوثيق: ومهمتها:

1. مسك سجلات خاصة بالقرارات الصادرة عن الوزير، وعن معاوني الوزير، وتسجيلها كل على حدة، ومسك سجلات خاصة للقرارات الخاضعة للنشر في الجريدة الرسمية ومتابعة نشر مثل هذه القرارات وأتمتتها على الحاسب.
2. مسك سجل خاص للأوامر الادارية الصادرة عن الوزير وعن معاونيه كل على حدة وأتمتتها على الحاسب.
3. فتح أضابير لحفظ القرارات والأوامر الإدارية حسب التسلسل، إضافة لحفظ نسخ عنها حسب الموضوع في بقية أضابير الأرشيف وإدخالها على الحاسب.
4. تصنيف وحفظ نسخ من المراسلات الصادرة بما فيها البرقيات، والهواتف المسجلة، والفاكسات، والبريد الالكتروني.
5. حفظ البيانات المخزنة في الحواسب على أقراص مرنة، أو ليزرية حسب الحال والضرورة.
6. فتح الفهارس والأضابير اللازمة لتنظيم أرشيف الوزارة بشكل يمكن الرجوع إليه بسهولة الى المحفوظات الموجودة فيها.